Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.
Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.
В первую очередь, нужно суметь уважение и самого руководителя и других . Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность - курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.
Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:
1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.
2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.
3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.
4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.
5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.
6. Ведение регистрационной картотеки.
Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:
1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.
2. Контролирование поступающих телефонных звонков, «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.
3. Обеспечение работы руководителя с помощью организации его стола.
4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.
5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.
6. Организация презентаций компании.
7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.
Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее .
Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.
УТВЕРЖДАЮ:
________________________
[Наименование должности]
________________________
________________________
[Наименование организации]
________________/[Ф.И.О.]/
«____» ____________ 20__ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Помощника директора
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность помощника директора [Наименование организации в родительном падеже] (далее - Образовательное учреждение).
1.2. Помощник директора относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом [наименование должности непосредственного руководителя].
1.3. Помощник директора подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Образовательного учреждения.
1.4. На должность помощника директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
1.5. Помощник директора должен знать:
- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам образования и воспитания;
- приоритетные направления развития образовательной системы Российской Федерации;
- основные сведения о развитии образования в зарубежных странах, теорию и методы управления образовательными системами;
- локальные нормативные акты учреждения;
- основы гражданского, административного, трудового, бюджетного, хозяйственного законодательства в части, касающейся регулирования деятельности образовательных учреждений и их структурных подразделений;
- основы менеджмента, управления персоналом, управления проектами;
- локальные нормативные акты образовательного учреждения;
- требования к работе на персональных компьютерах, иных электронно-цифровых устройствах;
- организацию делопроизводства;
- правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.6. Помощник директора в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Образовательного учреждения;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия помощника директора, его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Помощник директора исполняет следующие обязанности:
2.1. Выполняет работу по обеспечению деятельности директора.
2.2. Обеспечивает поддержку взаимодействия директора с представителями органов исполнительной власти и руководителями организаций, его телефонных переговоров, координирует график заседаний и представительств руководителя на различных совещаниях, заседаниях, конференциях и семинарах с учетом его полномочий, обеспечивает его необходимой информацией для представительства в органах исполнительной власти и иных организациях.
2.3. В пределах предоставленных полномочий координирует работу структурных подразделений образовательного учреждения, руководит подчиненными исполнителями.
2.4. Ведет деловую переписку с организациями.
2.5. Получает необходимые сведения для директора от структурных подразделений образовательного учреждения, вызывает на прием работников по его поручению.
2.6. Принимает и передает телефонограммы, записывает сообщения и доводит их до сведения адресатов.
2.7. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директора.
2.8. Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя директора, систематизирует ее и докладывает ему о результатах выполнения принятых решений.
2.9. Передает документы в структурные подразделения образовательного учреждения конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения и подготовки ответа и предложений по их реализации, осуществляет контроль за сроками исполнения поручений.
2.10. Организует прием посетителей, содействует оперативному рассмотрению их предложений и просьб.
2.11. В пределах предоставленных прав представляет директора в иных организациях.
В случае служебной необходимости помощник директора может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Помощник директора имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.
3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Помощник директора несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы помощника директора осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы помощника директора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы помощника директора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Образовательном учреждении.
5.2. В связи с производственной необходимостью помощник директора обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности помощнику директора может выделяться служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1. Помощнику директора для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.
С инструкцией ознакомлен ____/____________/ «__» _______ 20__ г.
Каждый руководитель компании (независимо от ее размера) должен иметь хорошего и умного помощника, чтобы переложить на него часть своих обязанностей. Такой специалист должен обладать должной компетенцией, навыками, поскольку ему предстоит выполнять широкий список задач и дел. Из каких пунктов состоит должностная инструкция помощника генерального директора? Давайте рассмотрим подробнее, поскольку этот документ позволит найти специалиста, который будет идеально выполнять свои обязанности.
Чем должен руководствоваться помощник гендиректора?
Переоценить роль генерального директора в компании невозможно, поскольку это важный специалист, выполняющий поручения своего непосредственного начальника, его главный помощник, который обладает необходимыми профессиональными знаниями и навыками для построения нормальной работы в компании.
Помощник гендиректора – технический исполнитель указаний и решений своего руководителя. Может быть принят на работу или уволен только по приказу гендиректора. Обычно к этому специалисту предъявляют такие требования, как:
- Наличие высшего образования, желательно в экономической либо юридической сферах.
- Наличие стажа и опыта работы в аналогичной должности.
Решив стать помощником генерального директора помните, что главное – неукоснительно выполнять все требования своего непосредственного начальника.
Кроме того, должность предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие (например, если директор в отпуске или командировке). Его помощник несет не только полное право их выполнять, но и ответственность за принятые решения.
Нормативно-правовая регламентация должности
Работа помощника руководителя основывается на следующей локальной и нормативной документации:
- Документы, регламентирующие его вид деятельности. К примеру, это могут быть методические организации или иные материалы, необходимые для упорядочивания деятельности.
- Устав организации, в котором также прописывают обязанности руководящего состава.
- Трудовой договор.
- Приказы, изданные непосредственным руководителем.
- Должностная инструкция помощника генерального директора.
Именно потому так важно, чтобы помощник руководителя ориентировался в нормативно-правовой базе компании, знал законы, соблюдал их при работе, не нарушал и понимал всю степень своей ответственности за принятие решений, идущих вразрез с решениями руководства.
Должностная инструкция помощника генерального директора
Давайте подробнее разберем, что непосредственно должно быть в ДИ помощника генерального директора, что позволит вам максимально четко составить документ.
Что нужно знать специалисту?
Данная должность предусматривает хорошие знания структуры компании, руководящего состава, всех подразделений организации. Хороший навык – умение правильно составлять все документы, в особенности приказы, различные постановления. Таким образом, одним из главных навыков является знание делопроизводства, поскольку без этого специалист не сможет полностью выполнять свои обязанности.
Кроме того, «правая рука» специалиста должен иметь навыки делового общения, знать правила этикета, соблюдать нормы ТК и ГК РФ. Естественно, необходимо уметь обращаться с компьютером – знать все офисные программы, уметь быстро находить информацию в Интернете и т.д.
Какие функции он выполняет?
Рассмотрим подробнее, какие функции должен выполнять данный специалист, чтобы прописать их в должностной инструкции:
- Организация нормальной деятельности своего руководства.
- Ведение кадровых вопросов.
- Контроль за работой остальных сотрудников, разъяснение им различных вопросов.
- Разработка мероприятий, которые направлены на оптимизацию документооборота в компании.
- Прием посетителей.
Кроме того, помощник гендиректора должен выполнять следующие обязанности:
- Принятие корреспонденции, которая поступает на имя его руководителя.
- Ведение делопроизводств согласно ФЗ и Трудовому кодексу.
- Сбор и обработка информации, ее анализ.
- Принятие документов, их проверка перед отправлением руководителю.
- Организация и ведение телефонных переговоров.
Также человек, который занимает данную должность, обязан доводить до сотрудников компании принятые на собраниях цели, задачи, проверять их работу. Также в обязанности помощника генерального директора входит составление писем, запросов, разнообразных документов. Кроме того, нужно помогать в организации рабочего места своему непосредственному руководителю, следить за наличием всех канцелярских принадлежностей и т.д.
При этом стоит помнить – составленный нами список обязанностей не является полным, то есть по мере необходимости его можно расширять и добавлять иные обязанности. Главное, чтобы внесенные корректировки не противоречили российскому законодательству.
Права «правой руки»
Помощник генерального директора имеет не только обязанности, но и права, которые также следует обязательно прописать в ДИ:
- Возможность ознакомления с проектами и решениями руководства, которые касаются его деятельности.
- Право на получение информации, которая нужна для выполнения своих обязанностей.
- Право на получение данных и действий со стороны руководства в рамках должностной инструкции помощника.
Таким образом, «правая рука» руководителя имеет право на получение любой информации, которая касается непосредственно его работы.
Какая ответственность лежит на специалисте?
Последний раздел любой должностной инструкции – ответственность специалиста, которая лежит на работнике. Так, работник несет ответственность за:
- Отказ от выполнения возложенных на него обязательств.
- За действия, нарушающие административное, гражданское или уголовное право.
- За причинение ущерба компании и т.д.
При этом юридическую ответственность могу наложить на специалиста как с привлечением представителей правоохранительных органов, так и без них – в рамках организации.
При определении степени вины обычно опираются на информацию о нанесенном вреде. Например, если сотрудник испортил имущество, принадлежащее компании, то к нему обычно применяют наказание в рамках дисциплинарной ответственности.
Правильное оформление должностной инструкции
Но кроме перечисленного, важно еще и правильно оформить сам документ. Давайте рассмотрим, как правильно это сделать, чтобы в последующем у вас не возникло проблем.
Стандартный шаблон ДИ выглядит следующим образом:
- Наименование компании, где будет трудиться сотрудник.
- ФИО должностного лица, который имеет право утверждать оформление должностных инструкций на предприятии, его подпись.
- Ссылка на документ (например, приказ или положение), в соответствии с которым оформлялась ДИ.
- Подпись сотрудника, который разработал инструкцию. Чаще всего такой работой занимаются специалисты кадрового отдела, однако все зависит от прописанных в локальных актах особенностях работы.
- Гриф согласования с кадровым или юридическим отделом. При этом обязательно должна быть подпись должностного лица.
После того, как должностная инструкция и ее «состав» будут утверждены, каждый лист пронумеровывают, прошнуровывают, а сам документ заверяют печатью компании. С ДИ обязательно знакомят сотрудника компании, а затем отдают документ на хранение в архив организации.
Заключение
Помощник гендиректора способен выполнять различные функции и обязанности на предприятии, потому у него должен быть хороший стаж, широкие умения во многих областях, в том числе по управлению сотрудниками, навыки в делопроизводстве, знание законов ТК РФ и т.д. Оформление должностной инструкции позволит очертить основные рамки обязанностей и ответственности этого исполнителя.
Вконтакте
«Молочные продукты»
продукты»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
21.05.2009 _ № _7__ Генеральный директор
(дата) (номер) (должность руководителя)
Пушков
Москва (подпись) (расшифровка подписи)
21.05.2009
Помощника руководителя
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.2. Помощник руководителя назначается на должность для организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности руководителя, ведения делопроизводства и организации приема посетителей.
1.3. Решение о назначении на должность помощника руководителя и об освобождении от должности принимается генеральным директором .
1.4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт с работы руководителем компании не менее двух лет.
1.5. Помощник руководителя в своей деятельности руководствуется:
– законодательными и нормативными правовыми актами по организации делопроизводства;
– уставом организации, локальными нормативными актами , нормативными и распорядительными документами, издаваемыми руководителем организации;
1.6. Помощник руководителя должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав организации;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– архивное дело;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
2.13. Организует прием посетителей, содействует рассмотрению просьб и предложений работников.
2.14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Помощник руководителя вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.
3.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации .
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 1 апреля 2009 г. № 15.
Начальник отдела кадров______ Курочкина _
(руководитель кадровой службы) (подпись) (расшифровка подписи)
21.05.2009
С настоящей должностной инструкцией
ознакомлена. Один экземпляр получила на руки и
обязуюсь хранить на рабочем месте
Каштанова
(подпись) (расшифровка подписи)
21.05.2009
Начальник юридического отдела Швецова _
(руководитель, визирующий документ) (подпись) (расшифровка подписи)
21.05.2009
____________________________ __________ ________________
(должностное лицо юридической службы) (подпись) (расшифровка подписи)
