Как составлять план мероприятия? Проекты и структура. План подготовки и проведения мероприятия

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

Определение целей и формата мероприятия
Поиск исполнителя
Поиск площадки
Детальное планирование мероприятия
Команда для мероприятия и распределение ролей
Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
Собственно проведение мероприятия
Разбор полетов, орг. выводы

Коротко о каждом из этих этапов

1. Определение целей и формата мероприятия

Первое, с чего всегда надо начинать, — четко спросить у себя:

Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию)
Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).
какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров)

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности). Мы всегда старались найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет и помогут составить сценарный план.

Оба варианта имеют право на существование – все зависит от Вашего знания рынка и опыта работы по организации мероприятий. Например, при проведении первого Road-Show, мы пользовались услугами агентства – оно занималось проработкой маршрута (выбор и стыковка рейсов, выбор гостиницы, проработка меню, все договоренности) и даже координатор агентства бегал, пока мы прорабатывали детали завтрашнего выступления, общались с дилерами и анализировали результаты. Второе Road-Show мы уже делали сами: благо опыт был приобретен, авиаперелеты мы прорабатывали через сайт www.polets.ru , ж/д переезды – через сайты www.mza.ru , а координатор из своих более жестко пресекал попытки команды воспринять работу как отдых.

3. Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты (см. сайт www.pansions.ru), увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других — шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

4. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено трехдневное мероприятие (с пятницы – по воскресенье).
Присутствуют следующие пункты:
- Дата и время
- Конкретный этап мероприятия: например, Соревнования в Академии Приключений, Подготовка к расселению в пансионате, Расселение в Пансионате, Конференция, Свободное время, Банкет, Круглые столы, Шашлыки, Отъезд и т.д.
- Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.
- Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось
- Описание – краткое описание самого мероприятия
- Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия
- Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап
- Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам;
  Пример: Общий План. Пример , План мероприятий Теплохолод
План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя;
Пример: План для исполнителя
Программа мероприятия и план конференции для гостей;
Табличка с расселением по номерам (кто и где живет);
Список мобильных телефонов дилеров;
Список номеров машин гостей – для передачи на охрану;
Таблички и указатели;
Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда;
Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать);
Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам;
Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет;
План проведения банкета;
Список номинаций для награждения на банкете;

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того, чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно. Соразмеряйте силы – не ставьте молодую девушку для сбора 40-летних мужиков после спорта и подогретых пивом с водкой. Обязательно предусматривайте непредвиденные ситуации – должен быть человек для защиты от мордобоя, должен быть непьющий, которые в случае чего (стало плохо отдыхающему) отвезет в больницу, нужны люди для выноса призов и т.д. и т.п.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке xls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды. Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, орг. выводы

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с мазохистическим удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.

Для удобства предлагаем составить табличку, где будут следующие пункты:

Название (например, такой этап мероприятия как расселение)
Проблема (описание проблемы)
Причина (кто виноват, в том числе обращают внимание на себя: ошибка исполнителя, ошибка организатора и указание, какого рода именно ошибка)
Выводы на будущее
Примечания и комментарии
В конце таблицы делаются как предварительные общие выводы, так и выводы по персоналиям. Задача данного этапа – подготовка Собрания с конкретной оценкой работы всех, в том числе и себя, для раздачи кнутов и пряников, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения.

Вторым этапом является Общее Собрание всех участников, где, во-первых, все получают по заслугам (и в хорошем смысле тоже), а также происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее.

Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

Разбор идет не только по негативке, но и по позитивке (а также обсуждаются варианты, которые по хорошему стечению обстоятельств (а не из-за ума организаторов) не оказались негативкой. Например, погода при проведении пейнтбола зимой (мероприятие для корпоративного духа) была –5С (оптимально), все прошло удачно, но могло бы быть и хуже).

Собрание проводится при содействии руководства, которое подтверждает своим авторитетом выводы организаторов. Все, что говорится на собрании, тщательно записывается и потом анализируется организаторами.

Третий этап – это редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а также на основе сбора отзывов от участников (как устных, так и письменных).

Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкетку как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам.

Если есть возможность, после написания документа привлеките к разбору полетов стороннего специалиста, имеющего опыт в планировании и проведении данных мероприятий. Пусть критика будет для вас и не приятной и ваш критик скажет те вещи, о которых вы и так знаете. Тем лучше – подтвердите собственные мысли и узнаете еще много интересного о себе и об окружающих:)

Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам, в положительных надо понять, что именно удалось и является это случайностью или закономерностью.

После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто когда не подал чай), а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества.

Например, если многодневное мероприятие, целью которого было поднять корпоративный дух и провести обучение, выполнило только одну функцию, что было неправильно в плане? Может быть, Круглые столы после банкета? Почему по подготовленным документам нельзя было работать? Не были ли они слишком трудны для восприятия или, например, напечатаны слишком мелким шрифтом? Что следует сделать для их исправления?

Планирование мероприятия
Формы документации
Приглашения, количественный состав
Организация приезда / отъезда
Организация развлекательной части
Организация информационной части
Находки мероприятия
Общие пожелания и предложения
Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.
Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.

Вам понадобится

- примерный список художественных номеров и их хронометраж;
- примерный список оборудования и реквизита;
- список ответственных за каждый номер программы.

Инструкция

Укажите название документа, который вы составляете. Под словами «сценарный план » напишите название мероприятия, место проведения, время начала и окончания. В этой же части должны быть фамилии и имена ответственных за организацию праздника, за художественное оформление, подготовку реквизита, музыкальное сопровождение. Укажите также ведущих.

Отметьте, что будет происходить на сценической площадке и в зале перед началом праздника. Это может быть, например, встреча гостей. Отметьте, какая музыка должна звучать, что делают в этот момент гости и персонажи. Гости могут смотреть выставку, рассаживаться за столики, участвовать в лотерее и т.д. Персонажи их встречают, проводят розыгрыши или игровые программы по подгруппам.

Составьте таблицу. В первом столбце вы будете писать время, во втором - содержание того или иного этапа праздника, в третьем - какие нужны музыкальное сопровождение и реквизит. Слова ведущего можно вносить во второй столбик, но иногда лучше сделать для них отдельную графу.

В первую графу впишите точное время начала праздника. Расскажите, что в это время должно происходить. Например, могут прозвучать фанфары, погаснуть свет или пробить часы. Укажите, что в это время происходит на сцене, появляется ли там ведущий или персонаж и что говорит.

Впишите время начала следующей фазы праздника. Это могут быть поздравления руководителей, драматизация, торжественная песня или что-либо другое, на ваше усмотрение. Проставьте хронометраж и не забудьте предупредить выступающих, сколько им отводится времени на торжественные речи.

Точно таким же образом опишите остальные части. Решите, нужно ли вам делить каждый период на более мелкие фрагменты. Это имеет смысл, если в торжестве участвует много коллективов, которым нужны разные костюмы, музыка и реквизит. Но отдельные номера можно объединить и в блоки, назначив ответственного за каждую часть программы.

Если в программе предусмотрены игры и конкурсы, обозначьте просто блоки и примерное время. Составьте предполагаемый список игр. Укажите, кто будет их проводить, под какое сопровождение и с какими предметами. Если предполагается деление на команды, об этом тоже стоит сказать.

Если есть перерыв, определите его начало и окончание. Напишите, что делает в это время публика. Не забудьте упомянуть и о том, какая фонограмма нужна. Некоторые моменты подробно расписывать не обязательно. Если, например, предполагается выступление профессионального коллектива с большой концертной программой, укажите только время начала и окончания выступления. Все остальное артисты подготовят сами. То же самое касается заказанных в другой организации и фейерверка.

Обратите внимание

Распечатайте сценарный план в нескольких экземплярах. Он обязательно должен быть у организатора, ведущего, звукорежиссера и оформителя.

Источники:

http://www.gostika.ru/index.php?plan=2
как написать сценарий игры
Как написать план развития отдела

Составляя план мероприятий , обязательно учитывайте время на подготовку. Даже самая простая конференция на пять-десять человек требует четкой организации и тайминга. Кроме того, отделу будет гораздо легче работать, имея на руках предварительный план .

Инструкция

Пишите план мероприятий сразу на год. Это позволит, во-первых, рассчитать примерный бюджет. Во-вторых, распределить объем работ между сотрудниками. В-третьих, если план ируется привлечение спонсоров, вы отправите им сразу полный список, чтобы они выбрали акцию на свой вкус.

Разбейте план мероприятий по месяцам. Первыми впишите ежегодные, постоянные. Затем новые, которые раньше не проводились. Лучше делать таблицу в Excel. Это позволит редактировать план по мере добавления новых акций.

В таблице сделайте семь столбцов и столько строк, сколько заплан ировано событий. Первый столбец - порядковый номер. Обозначьте его просто №. Второй - название мероприятия. Третий - дата проведения. Четвертый -

Разработка плана мероприятий не представляет затруднений для специалиста по управлению проектами. Однако автору многократно доводилось наблюдать, как авторитетные руководители составляли довольно сумбурные планы, из которых никак нельзя было заключить, каким же образом будет достигаться цель повышения эффективности работы направления, подразделения или предприятия в целом. Вместо конкретных действий в планах фигурировали лишь декларации с неопределенными сроками и результатами.

План мероприятий это документ, который определяет цели, конкретные действия (работы или мероприятия), требования к их результатам, сроки выполнения и исполнителей этих действий.

Совокупность мероприятий (в указанном понимании) представляет собой проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов или программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности .

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. Обманчиво простая форма плана мероприятий требует (если, конечно заказчик заинтересован в получении реального результата) кропотливой вдумчивой работы. Нет нужды напоминать о том, что «самое главное в производстве – это подготовка производства» и что хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта.

Рекомендации по организации работы, предшествующей появлению плана мероприятий, содержится в многочисленных руководствах по повышению эффективности бизнеса, среди которых можно отметить , , и, как наиболее близкое к теме нашей статьи, .

В настоящей статье мы расскажем, как разработать целенаправленный и обоснованный план мероприятий, предварительно выполнив необходимую аналитическую работу. Для этого рассматривается один поучительный пример из практики автора, в котором использование ключевых показателей эффективности сочетается с техникой причинно-следственной диаграммы , «5 почему» и с обычным для менеджера проекта умением строить расписания проекта . Этот пример полезен еще и тем, что он типичен для многих предприятий сервисного бизнеса .

Структура плана

Приведенное выше определение плана мероприятий позволяет определить лишь самые общие требования к структуре (разделам) документа:

Наименование
Цели мероприятий
Исполнители мероприятий
Плановые сроки мероприятий
Обоснование мероприятий
План-график
Требования к результатам
Отчетность и контроль
Приложения

Форма плана

Обязательными реквизитами плана мероприятий являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проект плана мероприятий, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован. В конце текста плана мероприятий или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

Разработка содержания плана мероприятий

Идея метода

Постановка задачи: имеется продукт или направление деятельности организации, показатели качества которого необходимо улучшить.

Решение задачи предлагается осуществить в несколько шагов.

Шаг 1. Точно описать продукт (продукты) рассматриваемого направления деятельности.
Шаг 2. Определить основные показатели качества продукта (продуктов).
Шаг 3. Классифицировать причины нарушения качества.
Шаг 4. Оценить степень влияния выявленных причин на нарушение качества.
Шаг 5. Предложить мероприятия, направленные на устранение или компенсацию выявленных причин.
Шаг 6. Оценить степень влияния предполагаемых мероприятий на повышение показателей качества.
Шаг 7. Ранжировать мероприятия по приоритетности, ориентируясь на степень их влияния на результат, срокам и стоимости; отобрать наиболее эффективные мероприятия.
Шаг 8. Сформировать сетевой график мероприятий.
Шаг 9. Сформировать временной график мероприятий, определить исполнителей.

Первый шаг включен в последовательность действий потому, что описание продукта (требований к нему) является определяющим для всего последующего процесса планирования. Если достаточно точного представления о продукте не сформировано, то дальнейшие действия обречены на неполноту или неэффективность.

Применение описанного метода проиллюстрируем примером.

Исходная ситуация

Сервисная компания (далее – СК) предоставляет в аренду оборудование и инструмент для ремонта нефтяных скважин, который выполняет специализированная компания по ремонту скважин (далее – КРС) (см. рис. 1). Оборудование доставляется в бригады КРС, работающие на месторождениях, в соответствии с заявками КРС в оперативном режиме. Заявка содержит требования к комплектации оборудования. Укомплектованное оборудование должно сопровождаться комплектом документов, подтверждающих его исправность и возможность использования. СК обеспечивает исправность оборудования, выполняя его техническое обслуживание и ремонт после возвращения его из КРС. Доставка выполняется транспортной компанией (далее – ТК), работающей у СК на субподряде. Некоторые виды ремонта и испытаний также выполняются субподрядчиками СК. КРС оплачивает время аренды или количество успешных операций, выполненных с помощью арендованного оборудования. Непроизводительное время бригады КРС, причиной которого стало арендованное оборудование, не оплачивается.

Описанное направление деятельности является для СК относительно новым, поэтому некоторые вопросы придется решать «с нуля».

Рис. 1. НК, КРС, СК и ее субподрядчики

Другие данные об исходной ситуации приводятся по ходу изложения ниже.

Требуется разработать годовой план мероприятий по повышению операционной эффективности компании.

Шаг 1. Описание продукта

Продуктом СК является оборудование, удовлетворяющее требованиям к:

техническим характеристикам (тип, марка, размер, мощность, диаметр и т.п.) – определяются заявкой;
ресурсу или надежности – определяются правилами ведения работ, руководствами по эксплуатации оборудования или договором между КРС и СК;
комплектности – определяются руководствами по эксплуатации оборудования или заявкой;
наличию сопроводительных документов – определяются правилами ведения работ и/или договором между КРС и СК;
месту и времени доставки – определяются заявкой.

Нарушение хотя бы одного из перечисленных требований влечет невозможность использования оборудования в процессе ремонта скважины. Контроль соблюдения требований осуществляет мастер ремонтной бригады или супервайзер нефтяной компании (далее – НК), которая является заказчиком ремонта скважины.

Выполнение перечисленных требований должно быть обеспечено следующим бизнес-процессами СК соответственно:

формирование оборотного фонда оборудования;
обеспечение технической готовности (включает подпроцессы: ревизия, техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания);
комплектация;
управление документацией;
доставка.

Таким образом, требования к продукту СК декомпозируются в требования к продуктам отдельных бизнес-процессов.

Шаг 2. Основной показатель качества

Напомним, что качеством продукта называется соответствие продукта требованиям клиента. Показатели качества являются количественными измерителями такого соответствия.

Наивный подход к определению показателей качества в нашем случае привел бы к простому набору из нескольких индикаторов несоответствий. Например, для данного вида оборудования необходимо иметь 5 сопроводительных документов, по факту привезли 3, следовательно, по выполнению требований к документам ставим «минус» и т.п.

Правильный взгляд на процесс (с точки зрения не потребителя продукта СК, а с точки зрения НК – потребителя продукта КРС) приводит к одному показателю – потерям производительного времени ремонтной бригады в процессе ремонта скважины . Действительно, НК заинтересована в минимальном времени простоя скважины в связи с ремонтом. Необходимое время ремонта определяется планом работ КРС; время, потраченное сверх нормативного, а тем более простои КРС не оплачиваются. Следовательно, КРС также заинтересована в минимизации потерь производительного времени. Заинтересована в этом, посредством системы тарификации, и СК.

Итак, основой показатель качества продукта СК – количество потерь производительного времени КРС (далее – ППВ), вызванных использованием арендованного оборудования. Измеряется этот показатель в бригадо-часах. Цель состоит в его минимизации.

Шаг 3. Классификация причин нарушения качества

ППВ связаны как с качеством самого продукта (т.е. доставленного в бригаду оборудования), так и с его эксплуатацией бригадой. Поэтому первый шаг классификации ППВ состоит в определении виновной в потерях стороны, которой могут быть:

субподрядчики СК,

Следующий шаг классификации показан на рис. 2.

Рис. 2. Классификация причин потерь производственного времени.

Отметим, что в нашей классификации причины потерь соответствуют бизнес-процессам СК, которые, в свою очередь, отвечают видам требований к качеству продукта СК (см. шаг 0).

Итогом шага является причинно-следственная диаграмма нарушений качества, напоминающая диаграмму Исикавы и построенная по методу «5 почему».

Шаг 4. Степень влияния причин нарушения качества на результат

Для того, чтобы оценить степень влияния выделенных нами причин на результат, необходим аналитический учет по видам причин. Как правило, такой учет в СК ведется – хотя бы для того, чтобы корректно выставить претензии субподрядчикам или заказчику (КРС). На рис. 2 приведены соответствующие цифры.

Наибольшая доля потерь (80%) приходится на СК; в свою очередь, наибольшие проблемы (60%) связаны с процессом технического обслуживания и ремонта, призванного обеспечить исправность и достаточный ресурс предоставляемого заказчику оборудования.

Попробуем разобраться с проблемами ремонта глубже. Как и всякий производственный процесс, ремонт обеспечивается следующими ресурсами:

технологией,
производственными мощностями,
запасными частями и материалами,
персоналом,
общей организаций производства.

По каждому из перечисленных видов ресурсов мы и зададим следующее «почему?» (третье по счету).

Следует признать, что редкие компании ведут корректный аналитический учет потерь качества в привязке к производственным ресурсам. Не была исключением и рассматриваемая СК. Поэтому для оценки степени влияния производственных ресурсов на качество продукта пришлось воспользоваться мнениями экспертов. В соответствии с ними по степени проблемности ресурсы выстроились следующим образом:

недостаточная оснащенность производства (20%),
отсутствие или несоответствие технологий ремонта (10%),
нерациональная организация производства (10%),
недостаточная квалификация персонала (10%),
недостаточная мотивация персонала (5%),
некачественные запчасти (5%).

Итогом шага является расширенная причинно-следственная диаграмма нарушений качества, на которой приведены количественные оценки влияния выделенных причин на нарушение качества.

Шаг 5. Предложение мероприятий

В первую очередь, как явствует из приведенных оценок, надо заняться обновлением производственных мощностей. Однако дело это дорогое и длительное. Поэтому на данном шаге мы, не сдерживая фантазию, попробуем предложить как можно больше разнообразных мероприятий, способствующих решению тех или иных проблем (см. рис. 3).

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 3. Мероприятия.

На практике для изготовления рисунка, подобного рис. 3, полезно пользоваться доской или какой-либо программной средой типа MS Visio, поскольку придется дописывать и переставлять мероприятия и выстраивать из них причинно-следственные «грозди». Каждое мероприятия будет «бить» в одну или в несколько проблем, либо предшествовать по логике одному или нескольким мероприятиям (заодно появляется и прообраз сетевого графика мероприятий).

Отметим, что к категории проблем под названием «прочие» никакие меры принимать не предлагается, так как отнесение определенного процента нарушений к этой категории означает, что проблемы либо не настолько критичны, либо природа их неясна. В итоговой версии плана мероприятий «прочим» категориям могут быть посвящены действия, направленные на прояснение причин таких потерь, если, конечно, такие действия будут экономически оправданны.

Уже на этом шаге вполне можно оценить, насколько «легким» или «тяжелым» будет предлагаемое мероприятие с точки зрения его стоимости, продолжительности или иных факторов (например, степени сопротивления его выполнению). Тем не менее, повторим, что на данном шаге следует освободиться от предрассудков и максимально расширить спектр применяемых средств.

Итогом шага является диаграмма, в которой причинам потерь качества отвечают мероприятия, образующие причинно-следственную сеть.

В финальной версии такой диаграммы остаются, конечно, далеко не все мероприятия, которые были предложены во время «мозгового штурма», а только те, которые планируется выполнить. Общее время на реализацию мероприятий может быть определено либо исходя из необходимости достигнуть поставленную цель, либо как фиксированный период (например, год). Напомним, что в нашем примере для реализации мероприятий отводится один год.

Шаг 6. Оценка степени влияния мероприятий на результат

На этом шаге необходимо понять, насколько выполнение тех или иных мероприятий влияет на результат. В нашем случае – насколько те или иные мероприятия снизят ППВ.

Оценка улучшений рассчитывается исходя из того, что все мероприятия, отображенные на диаграмме, будут выполнены.

К требуемой оценке можно подойти двояко: либо мы определяем, какое улучшение возможно и рассчитываем целевое значение, либо целевое значение устанавливается, а размер улучшения рассчитывается. В ситуации, явившейся прообразом рассматриваемого нами примера, применялись оба подхода. Рассмотрим некоторые детали подробно.

Возьмем ППВ по вине заказчика оборудования – КРС. Основные потери связаны с некорректностью подачи заявки и с неправильной эксплуатацией оборудования в бригадах КРС.

Некорректность заявки означает неправильное указание типоразмера или комплектации оборудования. В свою очередь, неправильное указание типоразмера может быть обусловлено отсутствием (или сознательным неиспользованием) единого справочника оборудования либо ошибкой технолога, подготавливающего заявку.

Первая причина ликвидируется на первых этапах разъяснительной работой с технологами, созданием «бумажного» единого справочника , обязательного к использованию, а на финальных этапах – автоматизацией процесса заказа, когда единый справочник будет использоваться в рамках единой автоматизированной информационной системы.

Вторая причина, скорее всего, не устранима средствами, доступными СК. Ошибки будут, тем более, что часть из них в реальности обусловлена действиями НК, выдающей КРС определенный план работ по скважине.

В итоге, реальной оценкой будет снижение потерь по категории «некорректная заявка» наполовину, то есть в итоге на 1% от общего объема ППВ.

Аналогично, примерно наполовину удастся сократить потери, связанные с неправильной эксплуатацией оборудования. Здесь основными инструментами воздействия является налаженная претензионная работа, опирающаяся на данные контроля эксплуатации оборудования со стороны КРС. Однако, контроль эксплуатации все равно не будет тотальным, так как требует значительного увеличения ресурсов СК.

Прочие потери по вине КРС остаются неизменными.

Рассмотрим теперь потери, связанные с собственной производственной деятельностью СК.

Для оптимизации оборотного фонда оборудования (закупок необходимого оборудования, консервации, продажи или ликвидации ненужного) требуется предварительная аналитическая работа по расчету номенклатуры и объема оптимального оборотного фонда . Для этого необходимы данные о поведении случайных величин спроса на оборудование со стороны КРС и времени оборота, складывающегося из времени эксплуатации оборудования бригадой КРС на скважине, времени ремонта оборудования на базе СК, времени транспортировки оборудования и времени нахождения оборудования в состоянии технической готовности на складе СК . Требуемую статистическую информацию надо собирать не менее полугода. Финансовое ограничение также не позволит решить проблему оптимизации оборотного фонда полностью. Разумной оценкой будет улучшение по данному показателю на 5% от общего объема ППВ.

Целевое значение для улучшения качества ремонта (втрое в относительном измерении и на 40% ППВ в абсолютном) в нашем примере было поставлено «авторитарно». Тем не менее, это значение было подкреплено трезвыми оценками возможностей. А именно:

Суммируя полученные оценки по стрелкам причинно-следственной диаграммы потерь, получаем, что за счет планируемых мероприятий ППВ могут (и должны) быть снижены на 60% в течение года .

Полученный результат представляет собой целевое значение ключевого показателя качества и, соответственно, основную цель мероприятий. Диаграмма показывает, за счет чего достигается целевое значение.

После того, как будет сформирован график мероприятий (см. шаг 8), можно будет говорить о значениях целевого показателя, которые должны быть достигнуты поэтапно. Если предполагается, что целевое значение должно достигаться равномерно, то по известным формулам следует рассчитать целевые значения помесячно или поквартально.

Шаг 7. Ранжирование мероприятий

На этом шаге следует определить приоритетность предложенных мероприятий, принимая во внимание степень их влияния на целевые показатели мероприятий.

Фактически, шаги 4, 5 и 6 происходят одновременно или циклически во время рисования диаграммы проблем и мероприятий. Определяя приоритетность того или иного мероприятия, мы определяем приоритетность всех связанных с ним мероприятий (по логическим связям, которые показываются на диаграмме). Однако для независимых мероприятий необходимо определить приоритет, исходя как из количественных, так и из «политических» соображений.

Итогом шага должен являться упорядоченный по важности перечень независимых групп мероприятий.

В нашем примере важность всех групп мероприятий была признана одинаковой, иными словами, «наступление» на потери решено было вести «по всем фронтам» одновременно.

Шаг 8. Формирование сетевого графика мероприятий

Сетевой график для наших целей представляет собой диаграмму, показывающую логическую зависимость мероприятий. На диаграмме мероприятия изображаются вершинами графа и соединяются стрелками, если результаты одного мероприятия являются входными объектами для другого.

Вершинами графа являются как мероприятия, перечисленные ранее, так и дополнительные мероприятия, необходимость которых диктуется логикой.

Так, добавлены мероприятия, связанные со сбором статистической информации, необходимой для расчета оптимального объема оборотного фонда оборудования и норм расходов ресурсов на ремонт. Работам по автоматизации процессов СК предшествует постановка задачи (разработка технического задания) и выбор поставщика программного решения.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 4. Сетевой график мероприятий.

Шаг 9. Формирование временного графика

Временной график показывает, как должна разворачиваться реализация мероприятий во времени.

Для построения временного графика необходимо:

иметь сетевой график мероприятий,
оценить ресурсоемкость каждого мероприятия,
оценить продолжительность каждого мероприятия, исходя из ограниченности ресурсов,
привязать мероприятия к временной оси,
определить исполнителей и иные необходимые ресурсы.

Построение временного графика – сложная задача (задача целочисленной оптимизации), поэтому на практике решается она в несколько итераций. Расположение мероприятий во времени не должно противоречить связям «предшествует – последует», указанным на сетевом графике. Объем мероприятий, в которых задействован некий ресурс, не должен превосходить объем (пропускную способность) этого ресурса. Продолжительность мероприятий, в которых задействованы внешние по отношению к организации исполнители, должна быть определена с учетом риска задержек по вине другой стороны. Максимально широко следует использовать распараллеливание мероприятий.

Необходимо внимательно подойти к временнoму характеру и определению продолжительности мероприятий. Именно, мероприятие может быть:

однократным (например: подготовка технического задания или закупка определенного вида оборудования);
периодическим (например: обучение);
текущим (например: сбор статистической информации).

Продолжительность однократного мероприятия четко ограничена датами начала и окончания. Периодическое мероприятие характеризуется периодичностью и продолжительностью каждой реализации. Текущее мероприятие также ограничивается, как правило, датами начала и окончания, но простирается на весь период от запуска до конца периода планирования мероприятия. Чтобы пояснить различия между этими видами мероприятий, а также сослаться на правила, в соответствии с которыми производятся периодические или текущие мероприятия, в плане мероприятий используют поле «примечания».

Нередки случаи, когда в план мероприятий включаются мероприятия, связанные с разработкой некоторого подпроекта и его реализацией. В таких случаях, как правило, разработка плана подпроекта относится к вполне определенному сроку, продолжительность же реализации подпроекта может быть определена лишь приблизительно или вообще заранее не определена. В таком случае в общем временном графике мероприятий следует указать приблизительный интервал, сопроводив мероприятие примечанием о том, что оно осуществляется в соответствии с планом (заданием), утвержденным на предыдущем этапе (дать ссылку на пункт плана) и что его продолжительность подлежит уточнению в соответствии с указанным планом.

Аналогичную рекомендацию можно дать и для упорядочения периодических и текущих мероприятий. Если порядок их проведения заранее не определен, то в рамках планируемых мероприятий следует предусмотреть мероприятия по установлению такого порядка. Например, для периодических многосторонних технических совещаний вначале принимается регламент таких совещаний: устанавливается периодичность (скажем, один раз в месяц), порядок формирования повестки дня, обсуждения и принятия решений. Далее в план включается периодическое мероприятие «проведение технических совещаний», а в примечании указывается: «в соответствии с регламентом, см. п. … плана мероприятий»; при этом указанный регламент фигурирует в плане мероприятий как результат мероприятия, на который дана ссылка.

Если в план мероприятий внесено однократное мероприятие, по результатам которого запускается иной проект или текущая работа, то это указывается в примечании.

Помесячный график мероприятий для нашего примера приведен в табл. 1.

Табл 1. Временной график мероприятий.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

После разработки содержательной части плана мероприятий, построения диаграмм и графиков, выполнения расчетов можно приступить к оформлению документа.

Наименование

Наименование документа обычно выглядит как:

План мероприятий по…

Программа мероприятий по…,

если речь идет о большой систематической работе.

В любом случае наименование должно быть кратким, точно характеризующим основную цель мероприятий, а также, при необходимости, место и период выполнения мероприятий. Например:

Программа развития сервиса нефтепромыслового оборудования по Нижневартовскому региону на 201Х год.

Цели мероприятий

В этом разделе документа кратко формулируются основные цели мероприятий.

Порядок перечисления целей определяется приоритетом целей; целевые количественные показатели предшествуют качественным. Оба типа показателей должны допускать объективное измерение. При формулировке целей возможно краткое пояснение, за счет чего предполагается достижение данной цели. Количество указываемых целей не должно превышать 3 – 5. Обилие целей затрудняет проверку их достижения.

Например:

Целями мероприятий являются:
1. Сокращение потерь производительного времени заказчиков по Нижневартовскому региону не менее, чем на 60% от уровня 201Х-1 г. до конца 201Х года и ежемесячно в течение 201Х г. не менее, чем на 8% по сравнению с предыдущим месяцем.
2. Достижение рентабельности по направлению сервиса нефтепромыслового оборудования за 201Х г. не менее 5% за счет оптимизации организации бизнеса направления.
3. Увеличение выручки направления сервиса нефтепромыслового оборудования за счет принятия на обслуживание новых заказчиков в 201Х г.

Или:

Целью мероприятий является разработка унифицированных положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников ООО «ААА», ООО «БББ», ООО «ВВВ».

Недопустимо отсутствие целей, указание чисто декларативных целей, целей без установления объективно измеримых количественных или качественных показателей.

Исполнители мероприятий

В этом разделе перечисляются исполнители мероприятий в соответствии с временным графиком, построенным на шаге 8.

Исполнители группируются по организациям, если в мероприятиях принимают участие несколько организаций. В таком случае указывается головная организация (стоит в перечне первой), руководитель мероприятий, руководители рабочих групп по организациям, кураторы мероприятий и т.д.

При необходимости следует указать, что:

По указанию руководителя мероприятий к участию в мероприятиях могут привлекаться работники <указываются наименования организаций и/или их подразделений> по согласованию с их непосредственными руководителями.

Если некоторые исполнители должны быть назначены или выбраны по итогам выполнения некоторых этапов мероприятий, то наименование таких исполнителей указывается условно (кратко описывается его роль в реализации мероприятий) и дается пояснение, как и когда определяется конкретный исполнитель. Например:

Подрядчик-поставщик АИС – подрядчик Общества, поставляющий программное обеспечение; определяется по итогам конкурса на этапе 7.

Плановые сроки мероприятий

В этом разделе указываются плановые сроки начала и окончания выполнения мероприятий, исходя из временного графика, полученного на шаге 8.

Обоснование мероприятий

Этот раздел плана мероприятий не является необходимым, но полезен для обоснования поставленных целей и предлагаемых для их достижения средств. Возможно перенесение этого раздела в приложение к плану мероприятий.

В зависимости от предмета мероприятий в данном разделе могут быть помещены описания ситуации «как есть» (до выполнения мероприятий) и «как будет» (после выполнения мероприятий), включая количественные оценки в разрезе целевых показателей, упомянутых в разделе «Цели мероприятий».

План-график

Этот раздел является центральным для плана мероприятий. В нем мероприятия группируются в этапы (по времени) или иные разделы, а для каждого отдельного мероприятия указываются:

порядковый номер или условное обозначение;
полное наименование мероприятия;
требуемый результат;
сроки выполнения (начало, окончание или периодичность);
место выполнения;
исполнители (в том числе, ответственный исполнитель);
примечания.

Форма представления информации о мероприятиях в данном разделе может быть разной. При выборе формы следует руководствоваться принципами полноты информации и наглядности.

Весьма удобна следующая комбинированная форма, которой мы уже воспользовались выше (табл. 1).

Если исполнители однотипных мероприятий находятся в разных организациях, то можно воспользоваться двумя таблицами – общим планом работ (табл. 2) и традиционным временным графиком (табл. 3).

Табл. 2. Образец общего плана работ.

Табл. 3. Образец временного графика.

Наименование мероприятия должно быть кратким и точно определять суть мероприятия. Обобщенные формулировки допускаются для наименования блоков мероприятий – разделов плана. Наименование мероприятия начинается, как правило, отглагольным существительным, указывающим на предпринимаемое действие (например: разработка, построение, создание, внедрение, приобретение и т.п.); следующие слова описывают объект действия (например: приобретение лицензий, формирование разделительного баланса, сбор статистической информации и т.п.). Желательно, чтобы наименования мероприятий, при их упоминании вне полного контекста плана работ, позволяли бы идентифицировать выполняемые действия (например: вместо двух мероприятий с наименованием «приобретение лицензии» в двух разных разделах плана лучше написать «приобретение лицензий на бухгалтерское программное обеспечение» и «приобретение лицензий на технологию выполнения сварочных работ»).

Наименование результатов мероприятий также должно быть предельно конкретным. Не беда, если в наименование результата надо будет повторить часть наименования мероприятия (например: мероприятие – «заключение договора на поставку запасных частей», результат – «заключенный договор на поставку запасных частей»; отметим, что краткая формулировка «заключенный договор» не будет идентифицировать результат, если перечень результатов мероприятий будет процитирован в другом документе без указания наименования мероприятий).

Следует различать мероприятия, приводящие к различным результатам. В свою очередь, различия результатов могут проявляться в статусах соответствующих объектов. Например, общее мероприятие «заключение договора» бывает целесообразно разделить на «подготовку проекта договора» с результатом «проект договора», «согласование проекта договора с контрагентом» с результатом «согласованный с контрагентом проект договора» и «подписание договора» с результатом «подписанный договор». Целесообразность этого обусловлена в различии исполнителей (проект договора готовит одна сторона, согласуют и подписывают обе), а также необходимостью разделения сроков выполнения (подготовка проекта договора – процесс, полностью контролируемый одной стороной; согласование – двусторонний процесс с риском затягивания по вине другой стороны).

Требования к результатам

В этом разделе приводятся требования к результатам мероприятий или ссылки на источники таких требований (например, отраслевые стандарты или локальные нормативные акты организации).

Раздел с описанием требований к результатам обязателен, если такие требования не являются общеизвестными или не установлены действующим законодательством или локальными нормативными актами организации. В частности, специфические требования к назначаемым или выбираемым исполнителям могут быть сформулированы в данном разделе документа.

Отчетность и контроль

Этот раздел посвящен формам и методам контроля за выполнением мероприятий.

Если в организации имеется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок управления проектами, в котором с надлежащей детальностью описаны формы и методы контроля выполнения проектов, то в данном разделе плана мероприятий достаточно дать ссылку на соответствующие разделы такого нормативного акта с уточнением персоналий.

В противном случае в данный раздел плана мероприятий необходимо включить минимальный набор положений, обеспечивающих контроль за выполнением мероприятий.

Отчеты о выполнении мероприятий подготавливаются, как правило, по всей вертикали управления мероприятиями, начиная с рядовых исполнителей до куратора мероприятий, который отчитывается перед органом, утвердившим план. Частота предоставления отчетов при этом убывает при движении по вертикали управления снизу вверх. Главную контрольную функцию выполняет куратор мероприятий; финальные решения по мероприятиям принимает орган, утвердивший план мероприятий. Например:

Руководитель рабочей группы еженедельно (в понедельник недели, следующей за отчетной, до 10.00 московского времени) отчитывается по установленной форме о ходе проекта куратору мероприятий.
Куратор мероприятий отчитывается о выполнении мероприятий перед генеральным директором не реже одного раза в две недели.
Контроль мероприятий, включающий согласование рабочих планов, проверку соблюдения сроков выполнения мероприятий, проверку (экспертизу) соответствия результатов мероприятий установленным требованиям, осуществляется куратором мероприятий.

Формы отчетности могут содержать информацию о выполнении целевых показателей проекта и административную информацию о соблюдении сроков выполнения мероприятий, назначении исполнителей, планируемых действиях (детализирующих мероприятия плана), проблемах по ходу выполнения мероприятий.

Выполняемые этапы.
Полученные результаты.
Планируемые действия.
Проблемы.
Предложения.

Приложения

В приложения к плану мероприятий может быть вынесена вся информация, которая необходима для реализации мероприятий, но не была отражена в перечисленных выше основных разделах плана.

К такой информации могут относиться:

планы использования ресурсов, в том числе финансовых (иными словами, бюджет мероприятий);
план коммуникаций и иных действий, сопровождающих выполнение мероприятий;
анализ рисков мероприятий.

Литература

Pyzdek Th. The Six Sigma Project Planner: A Step-by-Step Guide to Leading a Six Sigma Project Through DMAIC – McGraw-Hill. – 2003. – 232 p.
Pyzdek Th., Keller P. The Six Sigma Handbook. – McGraw-Hill. – 2010. – 548 p.
Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.
Демидов Е.Е. Эффективное использование оборотного фонда. / Справочник экономиста. – 2013. – № 1. – с. 80 – 87.
Майкл Дж. Л. Бережливое производство + шесть сигм: комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2005. – 360 с.
Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Четвертое издание. (Русский перевод.) – Project Management Institute. – 2008. – 463 с.

Она же «диаграмма Исикавы» и «диаграмма рыбьей кости».

Они же «временные графики», «ленточные графики» или «графики Ганта».

Define – Определяй, Measure – Измеряй, Analyze – Анализируй, Improve – Улучшай, Control – Проверяй.

К таким потерям относятся: простои (в т.ч. ожидания), аварии, повторные операции (операции, не предусмотренные планом работ, но выполняемые вследствие неуспешности предусмотренных операций), невыполнения норм по скорости работ, прочие аналогичные виды потерь.

О том, как это может быть сделано, рассказано в .

Полученная информация будет основой для борьбы со снижением вариабельности указанных случайных величин в духе «шести сигм», которая во всей полноте должна развернуться на следующий год проекта.

Предприятия-изготовители всячески ограничивают распространение технологий обслуживания и ремонта, чтобы избежать появления конкурентов.

В идеале, конечно, потери должны быть снижены до нуля, однако при имеющихся ограничениях, в том числе и временных, определенные нами 60% представляют реальную цель. Указание нереальных целей девальвирует как план, так и весь проект.

Линейным (арифметическая прогрессия) или нелинейным (геометрическая прогрессия) способом. В нашем примере целью было поставлено ежемесячное сокращение ППВ не менее, чем на 8% от уровня предыдущего месяца – с небольшим опережением, поскольку 100 x (1 – 8/100)12= 36.8.

В реальном плане указываются Ф.И.О. исполнителей.

НПО – нефтепромысловое оборудование.

Полезно сразу ограничить объем такого рапорта, скажем, то одной страницы – тогда руководитель проекта вынужден будет отдать предпочтение наиболее существенным достижениям, планам и проблемам.

Всем здравствуйте!

У каждого человека в жизни бывает множество моментов связанных с торжествами. Праздники вообще классное времяпровождение, поэтому к проведению праздника стоит подойти с умом, и обязательно составить план его проведения.

Теперь приступим к детальному составлению плана проведения праздника, и первое о чем стоит побеспокоиться — это место его проведения.

Место проведения праздника

В зависимости от места проведения праздника в план организации праздника следует внести свои коррективы. Площадка для проведения праздника может быть организована в разных местах.

Первый вариант это арендованное помещение, кафе, клуб, кофейня или ресторан.

Если вы решили арендовать помещение то следует сразу оговорить с его владельцами вопросы его украшения, музыкальной аппаратуры, ди-джея, меню с напитками и закусками.

Возможно, условия предоставления этих услуг хорошо впишутся в бюджет проведения мероприятия, и вы займетесь остальной подготовкой.

Вторым вариантом для места проведения праздника может оказаться природа. Выехать на мероприятие на природу, будь то в лес или на водоем, да хоть посреди поля – это великолепная идея.

При проведении мероприятия на природе следует позаботиться об укрытиях на случай непогоды, также стоит продумать вопрос об автономном энергоснабжении, если планируется организовать большой праздник.

Ну и третий вариант: можно запланировать проведение праздника у себя дома, данный вариант подойдет, если вы живете в своем доме, или у вас имеется загородный дом. Мне он больше всего по душе, так как я живу в доме.

Выберите првильное время

Обязательно просчитайте начало проведения мероприятия. Причем при назначении времени учтите следующие моменты:

Первое: Удобство для гостей – сюда учтите окончание рабочего времени, время на подготовку к походу на праздник, дорогу до места его проведения.

Второе: Обстоятельства, от которых зависит начало мероприятия (в том случае если праздник привязан к какому либо времени суток)

Третье: Время работы транспортных организаций, ведь не у всех есть автомобили, кто-то поедет к вам на общественном транспорте.

Когда время начала праздника запланировано — обязательно предупредите всех гостей, например, разошлите или развезите пригласительные, или просто всех обзвоните по телефону.

Теперь наступило время запланировать бюджет праздника

Бюджет мероприятия

Бюджет мероприятия зависит от следующих факторов:

1. численность гостей , — исходя из численности будут варьироваться затраты на еду и напитки, а также количество подарков.

2. меню праздника – нужно грамотно продумать меню праздника и скорректировать финансы в зависимости от того какую вы будете подавать еду и что будете пить (если будете).

3. Исходя из программы праздника и наличия и количества конкурсов — запланируйте траты на призы и подарки победителям этих конкурсов.

4. Обязательно придумайте какой-либо сюрприз на праздник, не забудьте учесть расходы на него.

5. Украшение площадки тоже может повлиять на бюджет мероприятия.

Следующим этапом составления плана организации праздника будет:

Распределение обязанностей

При распределении обязанностей следует выбрать ведущего, который будет корректировать ход праздника и направлять его, при необходимости, в нужное русло.

На его плечи также ляжет обязанность соблюдать своеобразный регламент проведения мероприятия (время проведения конкурсов подача определенных блюд, коррекция работы ди-джея) в общем, ведущего нужно выбрать толкового и заводного.

Назначьте также ему пару помощников из гостей, только предупредите их заранее.

Организуйте музыкальное сопровождение. Заранее подготовьте необходимую музыку, обговорите, не нужна ли ведущему какая либо музыка для программы проведения праздника.

Может так оказаться, что нужны различные минусовки или какая-нибудь песня, которую некогда будет потом искать. Также посмотрите как может повлиять на настроение.

Как вариант можно нанять ди-джея, но ему тоже стоит переговорить с ведущим за пару дней до праздника, чтобы он подготовился.

Наймите фотографа или попросите кого-либо из знакомых, обладающих навыками фотографирования, для организации фотосъемки праздника. Поверьте просматривать в дальнейшем хорошие фото всегда приятно.

Видеосъемку мероприятия тоже можно организовать, но это на любителя, часто бывает достаточно фотографа.

Составление программы

Совместно с ведущим разработайте программу проведения праздника, тщательно продумайте регламент проведения мероприятия.

В программу праздника включите взаимодействие гостей друг с другом, например проведение конкурсов, соревнований, проигрывание смешных сценок, в общем, проявите фантазию или воспользуйтесь интернетом. Придумайте какой-либо сюрприз на праздник.

После составления программы организуйте взаимодействие ведущего, ди-джея, и помощников ведущего.

Ну и наконец, когда праздник наступил, то празднуйте его с душой, не лейте в себя тоннами алкоголь, участвуйте во всех конкурсах, не волнуйтесь, праздновать надо с размахом любое мероприятие.

Хорошо организованный праздник запомнится надолго, и желательно, чтобы это были только хорошие воспоминания. Поэтому обязательно продумывайте организации предстоящего праздника.

На этом закругляюсь, не забываем подписываться на обновления блога, с Вами был автор блога « » Меньков Сергей.

Всего доброго счастливо провести время!

PS. Я немного играю на гитаре, поэтому регулярно посещаю Youtube в поисках интересной игры на гитаре, послушайте завораживает!!!

С задачей составления плана мероприятий рано или поздно приходится столкнуться любому руководителю. Даже если таковой имеется в голове, перенос его на бумагу порой вызывает затруднения. К тому же часто требуется знать не только то, как составить план мероприятия, но и то, как защитить его перед вышестоящим начальством.

План мероприятий - что это такое?

Так называется документ, в котором ставятся цели и описываются конкретные действия для их достижения с указанием сроков выполнения. Кроме того, им обязательно предусмотрено определение лиц, ответственных за выполнение тех или иных прописанных действий.

Составлять план мероприятий можно для конкретных событий либо на тот или иной период работы компании или ее подразделения. Мероприятия в общем случае могут быть разовыми и регулярными, для последней категории принято составлять регламенты проведения. Например, как составить план мероприятий по устранению нарушений дисциплинарного характера?

Любой вновь затеваемый проект обязательно требует составления четкой схемы. Это связано с трудностями в организации работы большой массы людей. Чтобы каждый из работников уяснил свои обязанности, ему требуется обстоятельно прописанная инструкция, основы которой как раз и закладываются в плане мероприятий.

А он точно нужен?

Это занятие - написание плана - отнимает немало времени, и порой возникают вопросы в его целесообразности. Следует четко понимать, что для правильности выполнения любого процесса необходимо учесть все мелочи и предусмотреть возможные неожиданности.

Особенно важно иметь план мероприятий для грамотной организации финансовой стороны дела. Переводя будущий проект на язык цифр, вы сталкиваетесь с необходимостью просчитывать каждую статью расходов. Составляя план, важно придерживаться принципов экономии, использовать имеющиеся в наличии ресурсы как можно более рационально.

Если цель поставлена сложная, включающая в себя целый комплекс мероприятий, то отсутствие заранее написанного, четко продуманного плана может привести к полному хаосу. Каждый новый этап дела придется проводить локально, на что уйдет гораздо больше сил и времени. При таком дробном подходе к делу велик риск утерять общее направление деятельности и завязнуть в большом количестве малозначимых деталей.

Как именно он составляется

Как составить план мероприятия? При всём огромном многообразии они имеют примерно одинаковую структуру и состоят из похожих пунктов с идентичными по смыслу терминами, которые включают в себя следующие понятия:

Цель - планировка мероприятий, конкретных результатов которого мы желаем достичь. Это основа всего составляемого плана.
К самим мероприятиям относятся те действия, которые должны привести к достижению ожидаемых результатов.
Под результатом подразумевается то, чего мы желаем добиться после выполнения запланированного. Выражаться он должен в конкретных показателях, измеряемых цифрами и четко прописанными достижениями.
Сроки - это те временные рамки, в которые следует уложить все планируемые мероприятия. Если речь идет о регулярно повторяющихся событиях, следует прописать их периодичность.
Под ресурсами понимаются все материальные, технические, денежные активы, выделенные на проведение задуманного.
Ответственными лицами именуют тех, кто руководит мероприятием и отвечает за его результаты. В качестве таковых могут выступать отдельные сотрудники или целые подразделения компании (организации).

Важным моментом является определение единых критериев поставленной цели с учетом согласования интересов разных подразделений и экономической целесообразности.

Планы в различных сферах

Рассмотрим, как составить план мероприятия на конкретных примерах.

Предположим, вы руководитель определенного учреждения. Как составить план мероприятий по охране труда?

Алгоритм действий в данном случае выглядит так: работодателем должна быть создана служба по охране труда либо назначено лицо, ответственное за данную работу. Всё это фиксируется соответствующим приказом. План мероприятий представляет собой перечень того, в чём организация испытывает объективные потребности согласно специфике конкретного производства. При этом необходимо учитывать имеющиеся технические возможности.

Составляется план на конкретный год с отражением расчётных сроков на проведение каждого из пунктов. В нём обязательно фиксируются фамилии и должности тех сотрудников, которые отвечают за отдельные этапы. Утверждается такой план коллективным договором или соглашением по охране труда, принимаемым в качестве приложения к нему.

Что он содержит

Список может сильно отличаться в зависимости от условий работы той или иной организации, предприятия, учреждения. Пункты, включаемые в него, могут в общем случае иметь следующий вид:

оценка условий трудовой деятельности и перечисление необходимых мер по ее результатам;
мероприятия по технологическому переоборудованию;
приобретение средств защиты для сотрудников;
проверка и модернизация средств защиты и сигнализации;
установка автоматизированной системы контроля;
механизация процессов очистки и работы с отходами, а также обработка опасных и вредных веществ.

модернизация вентиляционной системы;
проверка и оптимизация нужного уровня освещения;
разработка и установка оборудования для организации отдыха людей и обеспечения питьевой водой;
приобретение необходимых средств защиты и их хранение;
проведение инструктажей и обучения персонала технике безопасности и охране труда;
обучение людей приемам первой медицинской помощи;
проведение регулярных врачебных осмотров, а также оздоровительных и спортивных мероприятий для сотрудников и т. п.

Займемся охраной природы

Другой пример - составление плана мероприятий по охране окружающей среды. При проектировании и возведении любого объекта данный документ является обязательным и включает в себя не только цифры, но и схемы и диаграммы.

Разработка его ведется на основе чертежей объекта, схематической планировки того населённого пункта, где он расположен, генпланов близлежащих предприятий. В нём должны быть учтены требования закона по сохранности природных ресурсов.

Как составить план мероприятий по охране природы? Основные его пункты - это список действий, цель которых - защитить окружающую среду, и перечень ожидаемых результатов. Первая (основная) часть плана должна включать в себя работу по выяснению уровня вреда, причиняемого объектом природе. Далее - действия, способные ликвидировать или свести к минимуму данные негативные влияния.

Что еще он включает

Третий важный пункт - подробная смета, учитывающая все расходы на осуществление запланированных мероприятий. Обязательным приложением данной документации должна служить карта-схема с обозначением окрестных территорий, которые могут пострадать от деятельности предприятия или в результате теоретически возможной аварии.

Предполагаемая результативность планируемых действий определяется путём аналитических экспертных оценок, примерно определяющих степень будущего вредного воздействия объекта. Специалистами также предлагаются методы уменьшения ожидаемого негатива, что непременно должно найти отражение в составляемом плане.

Другой пункт документа обязан содержать конкретные данные по расчёту объёма производственных отходов с установкой их допустимого количества и способы уменьшения выбросов.

Как составить план мероприятий по ГО

Если предстоит разработать план мероприятий гражданской обороны, предварительно следует изучить указания руководства и уточнить распоряжение начальника ГО района. Руководителю организации перед разработкой подобного документа следует связаться с военным комиссариатом и выяснить данные по поставке необходимой техники и заключениям, принятым для возможных случаев стихийных бедствий или серьезных аварий.

На основе данных указаний следует начинать разрабатывать планы для конкретного учреждения или организации. Главное условие - отражение реальных и обоснованных с научной точки зрения мероприятий. Следует учитывать обстановку в случае возможного применения оружия потенциальным противником, на основе чего можно будет рассчитать необходимое количество средств и применяемых сил для ликвидации опасных последствий и налаживания трудовой деятельности объекта.

Весь комплекс запланированных действий должен быть тщательно продуман с целью оптимизации затрат сил, времени и средств и избегания необоснованных потерь людей и техники.

Где они составляются

Планы могут относиться к больницам, предприятием ЧС и экономики. Они могут касаться учреждений образования, культуры либо здравоохранения. Такие планы заведуют защитой населения в военное время либо составляются на случай аварий или непредвиденных стихийных бедствий.

Следующий пункт - планомерность и приведение объекта в готовность с указанием последовательности выполнения каждого из действий. Если речь идет о мирном времени, следует предусмотреть мероприятия, цель которых - предупредить чрезвычайные ситуации, а также ликвидировать последствия уже случившихся.

План работы по гражданской обороне каждого объекта должен быть включён в перечень основных мероприятий по защите населения на текущий год. Цель такого планирования - организованный перевод в условия военного времени, теоретическая необходимость в котором должна учитываться по определению.

Планом гражданской обороны обязательно должны располагать учреждения, подразумевающие массовое пребывание в них людей. Необходимость наличия такого плана диктуются возможностью террористических угроз и направлена на повышение эффективности экстренных мероприятий и организации аварийно-спасательных работ.

Отправляемся в лечебно-профилактическое учреждение

Планы мероприятий составляются в самых разных сферах. Если, допустим, по роду служебных обязанностей вам предстоит составить план дезинсекционных мероприятий в ЛПУ, следует прежде всего проанализировать обстановку на предмет ключевых моментов, требующих внимания руководства именно в данной сфере.

Такой план может состоять из организационных мероприятий, включающих выступления и лекции для медперсонала по профилактике инфекционных заболеваний с организацией зачетов, проведение и контроль качества работы дезинфекционного и стерилизационного характера, генеральных уборок в каждом из отделений, выявление случаев инфекционных заболеваний и проведению комплекса противоэпидемических мероприятий.

Планом должны быть предусмотрены административные обходы всех подразделений с целью проконтролировать соблюдение санитарно-гигиенического режима, составление графика мероприятий по дезинсекции и дератизации, проведение необходимых санитарно-микробиологических лабораторных исследований. В перечень действий обязательно должно быть включено обеспечение, ремонт или замена медицинского оборудования, внедрение новых методов стерилизации и дезинфекции. Кроме того, необходимо запланировать мероприятия по подготовке помещений к отопительному сезону, систематическому обеззараживанию воздуха, проветриванию палат и соблюдению температурного режима.

Должен быть предусмотрен достаточный запас лекарственных и дезинфицирующих средств, проведены профилактические беседы среди пациентов о предупреждении инфекционных заболеваний и необходимости здорового образа жизни.

Как составить план мероприятий общешкольного родительского комитета

Планы мероприятий часто разрабатываются в сферах общественного контроля. В качестве примера можно рассмотреть работу школьного родительского комитета. Целью его деятельности является активное участие в школьной жизни, помощь педагогическому коллективу, организация разнообразных мероприятий с детьми.

Родительский комитет избирается общим собранием на период, равный обычно одному учебному году, и ему предстоит решать задачи по выявлению потребностей и интересов школьников, определению путей их достижения и составлению соответствующей программы.

Как составить план мероприятия в школе? Чем именно должен заняться родительский комитет? Перечень может заключаться в проведении запланированных родительских собраний в классе с формированием школьного актива, оформлении информационных стендов, работе с неблагополучными семьями, подлежащими внутришкольному учету. В данном случае задачей родительского комитета является беседа с теми из родителей, которые не в состоянии обеспечить нужный контроль за поведением и учебой детей.

О чем не следует забывать

План должен предусмотреть составление графика проведения собраний, организацию школьного питания, вопросы медицинского обслуживания и выполнения санитарно-гигиенических мероприятий. В нём может затрагиваться вопрос школьных субботников с привлечением родителей, а также организация круглых столов, профориентационных мероприятий и родительских консультаций.

Отдельным пунктом обязательно должно быть включено информирование школьного руководства о принятых комитетом решениях и ходе их выполнения.

Как правило, в план мероприятий родительского комитета включаются вопросы итоговой аттестации старшеклассников, встречи с учителями с целью консультаций. Согласно плану, родителей также привлекают к внеклассным мероприятиям и спортивным соревнованиям в рамках всей школы или отдельного класса.

Дополнительным пунктом может быть награждение родителей за успехи в деле воспитания и активное участие в школьной жизни.